General Terms and Conditions Pro Art Travel

Artikel 1. Definities

1. Opdrachtnemer: Pro Art Travel, gevestigd te Culemborg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81661851.

2. Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die aan Pro Art Travel de opdracht geeft tot het organiseren van een reis en/of het produceren van audiovisuele content.

3. Overeenkomst: De afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarbij Opdrachtnemer zich verplicht tot het leveren van diensten.

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen en overeenkomsten van Pro Art Travel.

2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

Artikel 3. Aanbod en Totstandkoming Overeenkomst

1. Alle offertes van Pro Art Travel zijn vrijblijvend en 14 dagen geldig, tenzij anders aangegeven.

2. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Opdrachtgever de offerte schriftelijk (of per e-mail) aanvaardt of wanneer de aanbetaling is voldaan.

3. Gezien de aard van de dienstverlening (boekingen van vluchten en hotels), zijn prijzen onder voorbehoud van wijzigingen door derden (luchtvaartmaatschappijen, hotels) totdat de definitieve boeking is bevestigd.

Artikel 4. Prijzen en Betaling

1. Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW en exclusief externe reiskosten (vluchten, verblijf), tenzij anders vermeld.

2. Vanwege de kosten voor boekingen hanteert Pro Art Travel de volgende betalingsstructuur:

   • 50% bij opdrachtbevestiging (voorafgaand aan boekingen).

   • 50% uiterlijk 14 dagen voor vertrek.

3. Indien de betaling niet tijdig wordt voldaan, behoudt Pro Art Travel zich het recht voor om de uitvoering van de opdracht (inclusief de reis) op te schorten of te annuleren.

Artikel 5. Annulering en Wijziging

1. Reiskosten: Bij annulering door de Opdrachtgever gelden voor vliegtickets en accommodaties de annuleringsvoorwaarden van de betreffende luchtvaartmaatschappij of het hotel. Deze kosten zijn doorgaans niet restitueerbaar.

2. Productiekosten (Servicefee):

   • Bij annulering tot 30 dagen voor vertrek: 25% van de overeengekomen servicefee.

   • Bij annulering binnen 30 tot 7 dagen voor vertrek: 50% van de servicefee.

   • Bij annulering binnen 7 dagen voor vertrek: 100% van de servicefee.

Artikel 6. Uitvoering en Content Creatie

1. Pro Art Travel spant zich in om de opdracht (zowel reisorganisatie als content creatie) naar beste inzicht en vermogen uit te voeren.

2. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig aanwezig zijn op de luchthaven en locaties. Pro Art Travel is niet aansprakelijk voor gemiste vluchten door toedoen van de Opdrachtgever.

3. Weersomstandigheden die buitenopnames belemmeren, vallen onder overmacht. Pro Art Travel zal in dat geval zoeken naar een passend alternatief binnen het reisschema.

Artikel 7. Intellectueel Eigendom en Gebruik

1. Na volledige betaling van de factuur verkrijgt de Opdrachtgever een onbeperkte licentie voor het commerciële gebruik van de geproduceerde foto’s en video’s.

2. Pro Art Travel behoudt het recht om de beelden te gebruiken voor eigen promotiedoeleinden (portfolio, social media), tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 8. Aansprakelijkheid en Fiscale Aftrekbaarheid

1. Fiscale status: Pro Art Travel organiseert reizen met een zakelijk karakter (content productie). Hoewel de diensten zijn opgezet om te voldoen aan zakelijke criteria, garandeert Pro Art Travel niet dat de Belastingdienst de kosten (volledig) als aftrekpost accepteert. De uiteindelijke beoordeling ligt bij de fiscus en is afhankelijk van de specifieke situatie van de Opdrachtgever.

2. Pro Art Travel is niet aansprakelijk voor afwijzing van belastingaftrek of opgelegde boetes door de Belastingdienst.

3. De totale aansprakelijkheid van Pro Art Travel is te allen tijde beperkt tot het bedrag dat door de verzekeraar wordt uitgekeerd, of bij gebreke daarvan, tot maximaal het factuurbedrag van het honorarium (exclusief reiskosten).

Artikel 9. Overmacht (Force Majeure)

1. In geval van overmacht (o.a. natuurrampen, pandemieën, stakingen in de luchtvaart, overheidsmaatregelen) is Pro Art Travel niet gehouden tot het nakomen van de verplichtingen.

2. Reeds gemaakte kosten die niet restitueerbaar zijn bij derden (zoals vliegtickets), blijven voor rekening van de Opdrachtgever.

Artikel 10. Toepasselijk recht

1. Op alle rechtsbetrekkingen waarbij Pro Art Travel partij is, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.

2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Pro Art Travel is gevestigd.